Assistant de direction mutualisée H/F

Territoire de la Métropole du Grand Paris, GPSEA, Grand Paris Sud Est Avenir réunit 16 communes* du Val-de Marne pour une population de 321 769 habitants (INSEE 2020), répartie sur près de 100 km² des portes de Paris à l’orée de la Brie.

Chaque jour, au sein de la collectivité, 74 élus et 1 200 agents mettent tout en œuvre pour bâtir un territoire durable, inclusif et solidaire.

1 200 agents investis dans les métiers des filières techniques (bâtiments, voirie, assainissement, propreté urbaine, restauration collective, collecte des déchets, hygiène, numérique...), sportives et culturelles (lecture publique, danse, musique, théâtre, sports aquatiques...) et administratives (droit, finances, achats publics...).
La diversité des provenances, des personnalités et des expertises de nos agents constitue la richesse de GPSEA, richesse à la mesure de l'ambition du territoire.
En 2023, GPSEA a réalisé entre autres projets, une soixantaine d’opérations de travaux sur les voiries et les réseaux d’assainissement et d’eaux pluviales, une dizaine d'opérations de construction, de réhabilitation ou de rénovation des équipements culturels et sportifs du Territoire, 60 opérations d’aménagement... 

Vous aussi, vous avez de l'ambition pour votre carrière. Alors, postulez ! Et rejoignez-nous.

*Alfortville, Boissy-Saint-Léger, Bonneuil-sur-Marne, Chennevières-sur-Marne, Créteil, La Queue-en-Brie, Le Plessis-Trévise, Limeil-Brévannes, Mandres-les-Roses, Marolles-en-Brie, Noiseau, Ormesson-sur-Marne, Périgny-sur-Yerres, Santeny, Sucy-en-Brie, Villecresnes.

Contexte

Rattaché à la DGA Secrétariat Général au sein du service secrétariat de la direction générale.

Vous assurerez vos missions pour le compte de la Direction Générale des Services, du Secrétariat de la Direction Générale et de la Direction des Affaires Juridiques, des Assemblées et du Patrimoine.

Missions

Assister la direction générale des services et le secrétariat général en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi

Accueillir physiquement et par téléphone le public;
Proposer et/ou concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du secrétariat;
Classer et archiver des dossiers informatique et papier;
Organiser des réunions et gérer des agendas;
Gérer, enregistrer et suivre le courrier entrant de la collectivité, les notes au Président;

Collaborer avec le pôle des assemblées, des assurances et aux dossiers de droit de préemption urbain en lien avec l'ensemble de l'équipe de direction des affaires juridiques

Participer aux travaux de reproduction des documents pour les séances du bureau et de conseil de territoire en lien avec la mission d'appui;
Rédiger et imprimer des courriers dans le cadre de la préparation des assemblées (rédaction des courriers de convocation, de certificat d'affichage des ordres du jour et des procès verbaux de séance);
Télétransmettre les actes de la collectivité;
Rédiger et suivre des courriers relatifs au droit de préemption urbain;

Gérer le budget de la direction générale des services et de la direction des affaires juridiques

Suivre des procédures d'engagement des dépenses et de liquidation des factures et le cas échéant émettre des titres de recette

Missions complémentaires en lien avec la Secrétaire Générale

Mettre à jour le guide des astreintes décisionnelles et de ses annexes;
Etablir le calendrier trimestriel des astreintes;
Transmission hebdomadaire du numéro d'astreinte;
Communiquer les guides d'astreintes et ses annexes au cadre d'astreinte.

Profil recherché

Connaissance et expérience en secrétariat / assistanat de direction;
Autonomie et adaptabilité, capacité à travailler dans un contexte mouvant;
Rigueur et discrétion;
Maitrise des outils bureautiques;
Maitrise des techniques rédactionnelles;
Maitrise des logiciels AIR DELIB et CIRIL Finances;
Sens du travail en équipe et capacité à travailler en transversalité;
Compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales.

Formation

Formation en secrétariat / gestion administrative et/ou expérience sur un poste similaire;
Formation BAC+2 Assistant Manager

Conditions du poste

Poste basé à Créteil (94);
Travail du lundi au vendredi sur la base de 37h30 hebdomadaire avec attribution de jours de RTT
Participation aux frais de transports en commun;
Prestations d'action sociale via le CNAS
Rémunération statutaire +RIFSEEP
Participation mutuelles labélisées ( jusqu'à 30 € par mois) et garantie maintien de salaire (50% de la cotisation).

Pour postuler

Renseignement auprès de :

Madame Francine GOUSSET, Cheffe de service du secrétariat de la Direction générale au 01.41.94.30.24

Créer votre compte candidat ci-dessous et joindre une lettre de motivation et votre CV