Assistant de direction générale adjointe H/F

Réf.
20240116/826
Début publication sur Front Office : Site internet
30/01/2024
Direction
DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE CITOYENNETÉ
Service
Ensemble de la Direction
Catégorie
B ou C
Lieu d'affectation principal
Créteil
Cadre d'emploi
Rédacteurs ou Adjoints administratifs
Filière de la fonction publique
Administrative
Précision sur le type d'emploi
Emploi permanent titulaire ou contractuel
Prise de poste
Dès que possible

Créée au 1er janvier 2016, Grand Paris Sud Est Avenir (GPSEA) est une intercommunalité francilienne dont le siège est situé à Créteil, et qui regroupe 325 000 habitants sur un territoire de 16 communes. 
Le Territoire est desservi notamment par le RER A et D, la ligne 8 du métro et l'A86. Toutes les informations sont sur le site internet de GPSEA.

 

Contexte

La direction générale adjointe citoyenneté regroupe quatre directions : la Cohésion Territoriale (DCT), les Sports et la Culture (DSC), les Productions Végétales et l’Ingénierie Horticole et Environnementale (DPVIHE) et la Mission Ressources Coordination Pilotage (MRCP). 

En lien étroit et constant avec le directeur général adjoint Citoyenneté et son adjoint, l’équipe de direction et plus particulièrement la directrice de la MRCP, l’assistant(e) de DGA exerce une pluralité de missions, dans un esprit de grande polyvalence.

Missions


1.    Assister le directeur général adjoint et l’équipe de DGA dans leurs missions :

  • Accueillir physiquement et téléphoniquement et gérer quotidiennement le courrier (enregistrement, distribution, envoi, gestion des parapheurs, publipostage papier et numérique, relecture et mise en page, suivi de l’application courriers 6tzen…) ;
  • Gérer les agendas, organiser les réunions ; 
  • Rédiger les courriers, notes et comptes rendus de réunion et suivre  l’ensemble des documents émanant de la direction générale adjointe en contribuant à la fluidité du système de transmission ; 
  • Suivre et mettre à jour le planning des congés et des absences de la direction générale adjointe et de la MRCP ;
  • Gérer les commandes de fournitures et vérifier leur conformité à la livraison ;
  • Contribuer/participer au cadrage et piloter les évènements fédérateurs (commandes fournisseurs, invitations/relances, logistique, présence sur place si besoin) ;
  • Faire des propositions pour l’amélioration constante des processus de classement, d'archivage et de circulation de l’information (circuit parapheur, classement numérique et physique des documents…) ;
  • Participer à l’activité de la MRCP et appuyer aux autres missions suivant les besoins.


2.    Contribuer à la transversalité du travail de la DGA :

  • Encadrer et se charger de la coordination des assistantes des directions de la DGA et faire l'interface régulier avec les assistantes de la direction générale ;
  • Animer et piloter des temps de travail et d’échanges ;
  • Assurer l’interface constante avec la mission ressource coordination et pilotage de la DGA ;
  • Participer aux réunions de l’équipe de DGA.

Profil recherché

  • Connaissance et expérience en secrétariat/assistanat de direction, maîtrise des outils bureautiques ;
  • Aptitude au travail en autonomie et en transversalité, esprit de synthèse, sens de l’écoute et de la communication ;
  • Réactivité, dynamisme, rigueur, discrétion et respect de la confidentialité ;
  • Appétence et intérêt général pour les politiques publiques « services à la population » ;
  • Bonne compréhension du fonctionnement des collectivités territoriale.

Formation

  • Formation en secrétariat / gestion administrative ;
  • Formation BAC+2 Assistant Manager ;
  • Poste ouvert aux adjoints administratifs et rédacteurs territoriaux.

Conditions du poste

  • Poste basé à Créteil (94) ;
  • Travail du lundi au vendredi sur la base de 37h30 hebdomadaires avec attribution de jours de RTT ;
  • Participation aux frais de transports en commun ;
  • Mise à disposition d’outils de mobilité et possibilité de télétravail ;
  • Prestations d’action sociale via le CNAS ;
  • Rémunération statutaire + RIFSEEP. Participation mutuelles labellisées (jusqu’à 30€/mois).

Pour postuler

Renseignements auprès de Monsieur Thierry Blouët Directeur général adjoint, tblouet@gpsea.fr

Créer votre compte candidat ci-dessous et joindre une lettre de motivation et votre CV.

 

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