Assistant administratif et d'accueil du Conservatoire de Bonneuil-sur-Marne H/F

Contexte

Depuis la reconnaissance de l’intérêt territorial des équipements culturels et sportifs en décembre 2016, GPSEA assure la gestion de 7 établissements d’enseignement artistique. L‘exercice de cette compétence en matière de culture s’appuie à la fois sur la charte de coopération précisant les engagements du Territoire vis-à-vis des communes (gouvernance partagée, maintien de la relation de proximité …) et sur une volonté politique d’harmonisation et de modernisation du service offert à la population.

Au sein du Conservatoire de musique et d'art dramatique de Bonneuil-sur-Marne, sous l’autorité du Directeur et comme défini dans le règlement particulier de travail des conservatoires du territoire, vous assurez les missions suivantes :

Missions

ACCUEIL
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : orienter, informer, traiter les demandes, les réclamations ;
- Gérer les prises de rendez-vous avec la Direction ;
- Veiller aux bons respects des règles de sécurité par les usagers.
SECRÉTARIAT ADMINISTRATIF ET FINANCIER
- Suivi de la scolarité :
  - Gérer les dossiers d’inscription ;
  - Suivre les présences/absences des élèves ;
  - Informer les usagers.
- Secrétariat de la direction :
  - Editer et suivre les notes d’information.
- Suivi du budget et régie :
  - Etablir et contrôler la facturation ;
  - Elaborer différents bordereaux (suivi du compte de Dépôts de fonds au Trésor, encaissements pour le Trésor public) ;
  - Assurer le suivi des régies d’avances et de recettes (requêtes, certificats administratifs, liste des impayés …) ;
  - Effectuer l'encaissement des frais de scolarité et de locations d’instruments.
- Suivi logistique :
  - Assurer le suivi logistique du Conservatoire (parc instrumental, partothèque, matériel musical, bureautique, mobilier) et pour les manifestations extérieures.
COMMUNICATION

- Interne :
  - Assurer le suivi des notes d’informations ;
  - Gérer l'emploi du temps des professeurs (absences, congés, maladies) ;
  - Participer aux réunions.
- Externe :
  - Éditer les documents à destination des usagers et des institutions, de programmes, d’articles ;
  - Représenter le Conservatoire lors de réunions ou manifestations extérieures.

Profil recherché

Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, OpenOffice, Indesign) ;
Connaissance appréciées des logiciels spécifiques aux conservatoires et service public (iMuse, Ciril Finances) ;
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
Utilisation des réseaux sociaux (Facebook, Instagram) ;
Très bonne maîtrise de l’orthographe ;
Sens de l’accueil et du service public ;
Capacité d’adaptation et disponibilité ;
Discrétion et confidentialité ;
Rigueur, sens de l'organisation et esprit d’initiative ;
Aptitudes à communiquer.

Formation

Expérience(s) appréciée(s) dans le secrétariat, l’administration et l’accueil du public en établissement d’enseignement artistique, aux missions équivalentes.

Conditions du poste

Poste basé à Bonneuil sur Marne (94) avec mobilité possible au sein des conservatoires du réseau de GPSEA ;
Sur la base de 35 h hebdomadaires - Horaires 9h-12h & 14h-18h30, possibilité de travail week-end, jours fériés ou en soirée ;
Congés annuels en périodes de vacances scolaires et durant la fermeture de l’établissement au public ;
Rémunération statutaire + RIFSEEP. Prestations d’action sociale via le CNAS. Participation mutuelles labellisées (jusqu’à 30€/mois).

Pour postuler

Renseignements auprès de Monsieur Frédéric DUPOUY, Directeur du conservatoire au 01.45.13.88.75

Créer votre compte candidat ci-dessous et joindre votre CV et lettre de motivation.